Els vostres missatges de treball són tan privats com penseu?
Tots hem de desfogar-nos de vegades sobre les tasques o els companys. Però si ens queixem dels dispositius de treball, els nostres caps poden llegir els nostres missatges?
Alguna vegada has tingut un mal dia a la feina, t’has queixat amb els teus companys a través d’una aplicació de missatgeria interna i després t’has preocupat que el teu cap pugui llegir totes les teves queixes? Resulta que tens tot el dret a preocupar-te; les comunicacions en un dispositiu de treball poques vegades són tan privades com puguin semblar.
Al juliol, Netflix va acomiadar tres executius de màrqueting per missatges que criticaven els seus companys sobre el que pensaven que era un canal privat de Slack. El co-CEO de Netflix, Ted Sarandos, va explicar en una publicació de LinkedIn que no es tractava d’un simple cas d’empleats que es van desafogar a Slack, sinó de “comentaris personals crítics fets durant diversos mesos sobre els seus companys”, fins i tot durant les reunions en què aquests companys es presentaven. “També val la pena assenyalar que no controlem de manera proactiva Slack o el correu electrònic”, va continuar. “El canal Slack estava obert, de manera que qualsevol podia accedir a les converses tot i que els empleats interessats pensaven que era privat”.
Els treballadors sovint se senten seduïts per la il·lusió de privadesa quan es tracta de comunicacions en el lloc de treball, creient erròniament que poden xatejar en privat, enviar correus electrònics o fins i tot videoconferències en un ordinador de l’empresa sense que el seu empresari vegi aquesta informació després. No obstant això, el que sembla privat en aquest moment sovint es pot fer públic amb el clic d’un botó. La realitat és que la tecnologia existeix perquè els empresaris facin un seguiment de pràcticament totes les comunicacions del lloc de treball de tots els empleats en tot moment, fins i tot si les empreses poques vegades són transparents sobre el nivell al qual ho fan.
Aleshores, on haurien de marcar la línia les empreses i què haurien de tenir en compte els treballadors abans d’enviar aquest missatge sense vigilància?
Suposem que res és privat
“Els empleats haurien d’assumir que sempre que utilitzin equips propis i emesos de feina, qualsevol cosa que puguin fer, incloses les comunicacions escrites o els llocs web que puguin visitar, està subjecte a revisió”, diu Heather Egan Sussman, de Boston, cap del despatx d’advocats Orrick’s. Grup global d’innovació cibernètica, privadesa i dades.
Per descomptat, hi ha raons legítimes per les quals les empreses controlen les comunicacions internes. Sussman diu que les empreses de sectors inclosos els serveis financers estan fortament regulades i han de supervisar de manera proactiva les comunicacions com a part dels seus programes de compliment. Qualsevol persona que s’ocupi de materials sensibles (com ara registres de salut o contractes governamentals) també pot ser supervisat de manera proactiva per protegir el negoci, la reputació i els recursos de l’empresa. Les empreses fora d’aquests sectors solen adoptar un enfocament més reactiu, diu Sussman, capturant comunicacions mitjançant un programa de retenció de registres (que arxiva les dades durant un període de temps determinat) i després mirant enrere aquesta informació només quan és necessari resoldre un problema. Això inclou no només missatges i correus electrònics, sinó també, sovint, videotrucades a Skype, Zoom o Teams, que es poden gravar i registrar.
Moltes eines del lloc de treball, com ara Slack, Google Workspace i Microsoft Teams, tenen funcions que permeten a la gestió emmagatzemar i cercar missatges, especialment si han pagat per un pla premium. Això vol dir que fins i tot si creeu un xat de grup privat de dues o tres vies, o envieu missatges directes, la direcció encara pot veure aquestes converses aparentment privades (tot i que sovint hauran de passar per TI o RRHH per accedir-hi, normalment amb un motiu vàlid). En molts casos, inclòs a Slack, les empreses fins i tot poden revisar l’historial d’edició i accedir als missatges suprimits. Alguns sistemes de correu electrònic crearan de manera similar una còpia automàtica de tots els missatges que passen per ells, mentre que altres crearan còpies de seguretat dels missatges nous quan arribin a la vostra safata d’entrada. Com a tal, mai no es pot suposar que un missatge suprimit ha desaparegut definitivament.
Brian Kropp, cap d’investigació de la pràctica global de recursos humans de la firma d’assessorament i investigació Gartner, amb seu a l’àrea de Washington DC, diu que l’única vegada que les empreses realment tornen enrere i miren aquestes comunicacions és quan hi ha raons per creure que hi ha hagut algun tipus de gestió del rendiment. problema, robatori de dades, assetjament o una altra queixa que justifiqui una investigació interna. Les queixes generals que no s’adrecen a una persona poques vegades són motiu de preocupació. De la mateixa manera, els administradors quotidians no solen tenir la capacitat de fer cerques de paraules clau lliurement per a coses com els seus noms.
“Hi ha massa informació perquè valgui la pena el seu esforç per analitzar-ho tot”, explica Kropp. “A més, si alguna vegada, com a empleat, descobrís que ho estaven passant i, en general, escanejés el teu correu electrònic, i si això surtés, els danys a la reputació serien enormes. Succeeix? Sí, però és molt, molt rar”.
“Els empleats saben molt poc”
Quan les empreses sospiten que s’ha produït un comportament no professional, hi ha restriccions mínimes per evitar que escrutin les comunicacions del lloc de treball dels empleats. Tot i que les lleis nord-americanes i europees protegeixen les comunicacions sobre coses com la negociació col·lectiva, Kropp diu que, “a cap part del món, no hi ha cap requisit legal que digui que els empresaris us han d’informar sobre les dades que estan recopilant sobre vosaltres”.
Algunes empreses inclouran una declaració d’alt nivell al seu manual d’empleats que diu que els treballadors no tindran cap expectativa de privadesa del lloc de treball en les seves comunicacions, però el grau real en què se’ls controla pot ser extremadament difícil de detectar. “Quan signes un contracte, normalment l’empresari no et diu: ‘t’estem supervisant'”, diu Aida Ponce del Castillo, investigadora sènior amb seu a Brussel·les a la Unitat de Prospecció de l’Institut Sindical Europeu. “Els empleats sovint saben molt poc”.
En un entorn professional, pot ser millor assumir que se’t supervisa i comportar-se en conseqüència
Llavors, com pots manifestar-te amb els teus col·legues sobre una situació difícil sense preocupar-te que aquests missatges s’utilitzin en contra teu? Suposant que la majoria de la comunicació a l’ordinador de la feina es podria registrar i emmagatzemar, la manera més segura de compartir frustracions, diu Ponce del Castillo, “és cara a cara o amb un telèfon mòbil privat que no estigui vinculat a la teva feina”. Fins i tot els comptes de correu electrònic personal o de xarxes socials als quals s’accedeix en un dispositiu de la feina us poden obrir al seguiment, afegeix.
En un entorn professional, pot ser millor assumir que se’t supervisa i comportar-se en conseqüència. Si voleu expressar una queixa sobre un company de feina o una situació professional, penseu si aquesta queixa és constructiva i útil per a l’organització en general. Si és així, utilitzar les eines del lloc de treball per compartir els vostres sentiments no us hauria de posar en aigua calenta. Si el missatge no es pot considerar necessàriament constructiu, probablement el millor sigui ventilar-se al carro del cafè, al telèfon privat o al bar després de la feina.
En general, però, els experts adverteixen que les empreses poques vegades revisen les comunicacions del lloc de treball simplement per veure qui es queixa i qui no. Aquestes cerques, quan es produeixen, gairebé sempre tenen com a finalitat buscar comentaris dirigits, intencionats, discriminatoris o que puguin posar l’empresa en risc de litigi. Si no esteu segurs de quines dades té accés el vostre empresari, quant de temps es conserven i en quines circumstàncies es poden utilitzar, tot el que haureu de fer per saber-ho és preguntar.